Während der verpflichtenden gemeinsamen Vorbereitungsseminare sind die Freiwilligen für ihre Sozialversicherungsbelange und die Absicherung etwaiger Risiken selbst verantwortlich. Gleiches gilt für eventuelle individuelle Vorbereitungen auf den Auslandseinsatz und die Nachbereitung in Deutschland.

Die Kosten für notwendige Auswahltreffen oder Vorstellungstermine sind durch das weltwärts-Programm nicht finanzierbar. Die Anreise und eventuell anfallende Tagespauschalen müssen durch die Bewerber*innen getragen werden.

Während des zwölfmonatigen Einsatzes im Ausreiseland ist die Absicherung gegen Krankheitsbehandlungskosten im Versicherungsumfang enthalten.
Enthalten sind auch Kosten für die durch medizinische Beratung empfohlene Malaria-Prophylaxe während der ersten drei Teilnahmemonate.
Beratungen über Art und Umfang empfehlenswerter Vorsorge geschieht durch artefact und durch Fachärzt*innen bzw. die Fachberatungsstellen medizinischer Tropeninstitute.

Für die Einreise und die Mitarbeit in den Einsatzstellen sind Einreisevisa und ein Jahresvisum notwendig.
artefact bzw. die Süd-Partner*innen unterstützen die Freiwilligen bei der Beantragung der notwendigen Aufenthaltspapiere.
Die Visa-Gebühren der Gastländer sind in den vergangenen Jahren stetig gestiegen.  Die derzeitige Regelung sieht vor, dass die Freiwilligen  einen Teil der Kosten selbst tragen, ein Teil wird von der Entsendeorganisation beigesteuert.

Für mehrere der geplanten Einsatzstellen in Ostafrika ist das Erlernen der Landessprache erforderlich (z.B. Kiswahili für Tansania, Kinyarwanda für Ruanda). Ein Teil der sprachlichen Vorbereitung muss bereits vor der Ausreise begonnen werden, in Form von Selbststudien oder Kursteilnahme. Die sprachliche Vorbereitung auf den Einsatz wird in einem kompakten Orientierungsseminar zu Beginn des Einsatzes fortgesetzt.
Der vorbereitende Teil des Spracherwerbs in Deutschland muss durch die Freiwilligen zum Teil selbst getragen und organisiert werden. artefact gibt Hilfestellungen durch Hinweise auf Material und Seminarangebote.

Zu persönlichen und inhaltlichen Reisevorbereitungen kommt noch dein besonderer Part: Fundraising von Projektgeldern.
Das weltwärts-Programm sieht vor, Entsendeorganisationen und Freiwillige an der Mittelwerbung zu beteiligen.
Neben den ganz handfesten Beiträgen zur Deckung der Programmkosten trägst du durch deine Fundraising-Aktivitäten zur Bekanntmachung der Partnerprojekte und deines eigenen Engagements bei.

Zum Aufbau eines Unterstützer*innen-Kreises in deinem Freundes – und Bekanntenkreis verpflichtest du dich gegenüber deinen Unterstützer*innen, regelmäßig Rundbriefe aus Ostafrika zu senden. Dafür, dass deine Unterstützer*innen deinen Einsatz mit regelmäßigen, steuerbegünstigten Spenden fördern, gibst du ihnen Einblicke in den Projektalltag und lässt sie an deinen Erlebnissen teilhaben.

Durch aktives Fundraising erwirbst du neben der Mitteleinwerbung persönliche Kompetenzen, die im Berufsalltag wie im zivilgesellschaftlichen Engagement wichtig sind.
Interessierte Unterstützer*innen findest du im privaten Umfeld, in Partnerschaftsgruppen oder in Kirchengemeinden.
Je größer dein persönliches zivilgesellschaftliches Aktionsfeld ist, desto eher wirst du Menschen finden, die bereit sind, deine Aktivitäten zu unterstützen und die sich für die Arbeit der Süd-Partner*innen interessieren.
Neben der Aktivierung eines Unterstützer*innen-Kreises im persönlichen Umfeld kannst du Wohltätigkeitsorganisationen wie lokale Lions- oder Rotary-Clubs bitten, dein Engagement für die Süd-Partner*innen zu unterstützen.
Absprachen mit Lokal- oder Regionalzeitungen über regelmäßige Lieferungen von Erlebnisberichten können Zeilenhonorare als Beitrag zur Mittelwerbung liefern und dir zudem neue Verbindungen und Erfahrungen vermitteln.
Natürlich lassen sich auch Unternehmen mit überzeugenden Werbeideen als Sponsoren gewinnen.
Deine Fundraising-Aktivitäten werden von artefact begleitet.

Bereits während der Bewerbungsphase werden geeignete Teilnehmer*innen zu Informations- und Auswahlgesprächen nach Glücksburg eingeladen.
Das Auswahlverfahren wird als persönliches Bewerbungsgespräch oder in Kleingruppen mit Workshop-Charakter gestaltet und beinhaltet neben einem persönlichen Kennenlernen eine erste Vorbereitung auf den Einsatz.
Die Süd-Partnerorganisationen werden auf Wunsch in die Teilnehmer*innen-Werbung und -Auswahl einbezogen.

Die Vorbereitungsphase umfasst ca. 2,5 Monate.

Die Programm-Richtlinien sehen für weltwärts Entsendungen ein fachlich-pädagogisches Begleitprogramm vor. Ein zentrales Element des Begleitprogramms besteht in der  Vorbereitung der Freiwilligen durch Teilnahme an zwei 4-7-tägigen Ausreiseseminaren in Glücksburg.
In Seminarveranstaltungen und Workshops werden die Teilnehmer*innen für die fachlichen und persönlichen Herausforderungen ihres Einsatzes praktisch und theoretisch fit gemacht.
Entwicklungspolitische Einführungen und landeskundliche Orientierung sind ebenso Teil des Vorbereitungsprogramms wie Trainingseinheiten zur Sensibilisierung interkultureller Kompetenz und Fragestellungen zu Gender-Themen.
Der Auseinandersetzung mit persönlichen Zielen und der Erarbeitung eines klaren Selbstverständnisses des Freiwilligeneinsatzes wird neben der Klärung individueller Fragestellungen breiter Raum in den Vorbereitungsseminaren gewährt.

Parallel zu den Präsenzveranstaltungen in Glücksburg wird von den Freiwilligen eine intensive individuelle Vorbereitung auf ihren Einsatz erwartet.
Dazu gehören Impfungen gegen Tropenkrankheiten, mögliche praktische Vorbereitungen auf den Arbeitseinsatz entsprechend der Erfordernisse der Einsatzstelle, ggf. sprachliche Vorbereitung durch Erwerb von Basiskenntnissen der erforderlichen Landes- oder Regionalsprache und die Übernahme von Arbeitsaufgaben zur inhaltlichen Gestaltung der Vorbereitungsseminare in Glücksburg. Neben der aktiven Vorbereitung auf die Ausreise sollen auch Fundraising-Aktivitäten entfaltet werden.
In Zusammenarbeit mit der Entsendeorganisation artefact werden formale Erfordernisse der Ausreise wie Visumsangelegenheiten geklärt.

Zu Beginn des Einsatzes steht ein gemeinsames Orientierungsseminar vor Ort. Einführung in die Arbeits- und Lebensrealität des Gastlandes lässt sich schließlich am besten hautnah praktizieren. Auch dem Erlernen eines soliden Grundgerüsts der Landessprache des Gastlandes soll im Orientierungsseminar Raum gegeben werden.

Der Freiwilligeneinsatz bei den Partnerorganisationen beginnt direkt im Anschluss an die gemeinsame Orientierung im Land.
Der Auslandseinsatz dauert in den meisten Fällen zwölf Monate (daneben wird es einzelne  Sechs-Monatsstellen geben) und umfasst die Mitarbeit bei der gastgebenden Partnerorganisation im Umfang der landesüblichen Wochenarbeitszeit. Während des Einsatzes stehen den Freiwilligen etwa 4-5 Wochen Jahresurlaub zur persönlichen Ausgestaltung zu. Unterbrochen wird die Mitarbeit durch die Teilnahme an einem gemeinsamen einwöchigen Zwischenseminar in einer zentralen Seminarstätte der Projektregion.
In einigen Einsatzstellen arbeiten die Freiwilligen zu zweit zusammen. Andere Projektpartner nehmen nur eine*n solivol-Freiwillige*n auf, beschäftigen aber manchmal weitere europäische Mitarbeiter*innen aus anderen Entsendeprogrammen.
Den  Freiwilligen steht während ihres Einsatzes in der Regel eigens angemieteter oder von den Partnerprojekten gestellter Wohnraum zur Verfügung. Der Wohnkomfort entspricht einfachem Standard.
Die artefact-Programmbetreuer*innen halten von Glücksburg aus Kontakt zu den Freiwilligen, sind Ansprechpartner*innen und Berater*innen in besonderen Lebenslagen. Jede Einsatzstelle im Gastland bestimmt eine*n Mentor*in als spezielle Kontaktperson für die Freiwilligen vor Ort. In einigen Regionen arbeitet artefact zudem mit Regionalbetreuer*innen zusammen, die jeweils innerhalb des Landes für die Betreuung der solivol-Gruppe zuständig sind.

Nach zwölf (ggf. sechs) Monaten Arbeitseinsatz in Ostafrika treffen sich alle Teilnehmer*innen nochmals in Glücksburg zu einem gemeinsamen Abschlussseminar. Im sogenannten Rückkehr-Seminar steht die Auswertung und Reflexion des Freiwilligenjahres im Vordergrund.
Erfahrungsaustausch und Reflexion interkultureller Begegnungen fließen ein in den Ausblick auf Perspektiven der Rückkehr. Die Teilnehmer*innen erarbeiten sich Handwerkszeug für die Einbringung ihrer persönlichen Erfahrungen in soziale Zusammenhänge ihrer Lebenswelt in Deutschland.